为规范学院合同管理，提高合同运行与管理效力，督促合同的履行，确保学院合法权益不受侵害，依据《中华人民共和国合同法》、《16877太阳集团内部控制管理手册》等法律法规和管理规定，结合学院实际，制定本办法。
一、合同及合同管理
（一）本办法所称合同，是指以16877太阳集团的名义，与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利、义务关系的合同及合同性质的协议。
学院对外发生经济行为，标的物总金额在人民币1万元以上的，应当订立书面合同。
（二）合同管理主要是针对学院合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止，以及合同档案归档管理等业务环节实施的全过程、系统性、动态性的控制与管理措施。
（三）合同管理包括合同订立、合同履行、合同归档保管三个环节。合同订立包括合同策划、合同调查、初步确定合同对象、合同谈判、合同文本确定、合同签署等步骤；合同履行过程中可能会经历合同违约、合同变更或转让、合同终止、合同纠纷处理、合同结算等环节。
二、合同管理机构及职责
（一）合同决策机构
学院分管领导负责对分管领域业务范围内拟签署的合同文本签署审批意见；对有争议的合同及时呈报主要领导，并经院长办公会集体研究后审定。
（二）合同综合管理部门
办公室是学院合同综合管理部门，行使合同综合管理职能，统一指导学院合同事务。主要职责包括：
1.负责建立健全合同管理规章制度；
2.负责审核合同文本格式、相关要件及签订程序；
3.负责受理合同事务必要的法律咨询服务；
4.负责管理合同用章；
5.负责合同文本及相关资料的编号备案和档案保管。
（三）合同财务管理部门
财务处是学院合同财务管理部门，主要职责包括：
1.审查合同相关条款是否符合国家财经政策及财务管理规定；
2.确认款项支付是否有相应资金保证，是否纳入预算管理。
（四）合同监督部门
监察审计处是学院合同监督部门，负责对学院各类合同进行审计，对其中出现的违纪违规问题进行调查处理。
（五）合同具体业务部门
各系部处室为合同订立与履行的具体业务部门，主要职责包括：
1.负责核对对方的主体资格、信用情况，并进行调查和验证；
2.负责合同谈判、起草、签订和履行等工作;
3.负责跟踪合同履行情况，根据合同履行中的问题，提出解决问题的意见或建议；
4.负责对合同经济事项的必要性、可行性、合法性及价款的合理性等负直接责任；
5.负责及时上报和处理合同纠纷。
（六）合同业务主管部门
学院各项业务的主管职能部门为合同业务主管部门，主要职责包括：
1.负责管理并指导部门职责范畴内的合同谈判、起草、签订与履约验收等工作;
2.根据合同履行中出现的问题，协助并指导合同具体业务部门分析并解决问题，确保学院权益不受损失；
3.指导合同具体业务部门处理合同纠纷，参与合同仲裁与诉讼活动。
三、合同订立
（一）合同订立前，合同具体业务部门应当充分审查当事人的主体资格及信用状况，确保当事人主体资格的合法性，保证当事人具备履约能力。对于重大合同要听取法律及专业人员的意见。
（二）合同具体业务部门认真组织好合同谈判，谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管。重大合同项目的谈判，业务主管部门应当参与谈判过程。
（三）合同文本一般由具体业务部门起草，重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当委托专业代理机构参与起草；由签约对方起草的合同，需要经过认真审查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见。承办部门拟定的合同文本，报各有关业务主管部门审核，审核同意后，具体业务部门报经分管院领导签署审批意见。
（四）分管院领导审签同意后，合同由学院法定代表人或法定代表人授权签署，授权签署合同的，应当签署授权委托书；合同经编号、审批及学院法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同印章；签署合同时应有一定的防篡改措施，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记等；按照国家有关法律、行政法规规定，需办理批准、登记等手续方可生效的合同，学院及时按规定办理相关手续。
四、合同的履行和变更
（一）合同的业务责任部门和责任人负责对合同履行情况和效果进行全过程监控，敦促对方积极、有效履行合同；一旦发现违约可能或违约行为，应及时提示风险，并立即采取相应措施将合同损失降到最低；合同履行出现异常时要根据需要及时补充、变更甚至解除合同。
责任部门和责任人是业务承办部门和业务经办人。
（二）合同履行完毕后，合同具体业务部门、合同业务主管部门、财务部门以及其他与合同事项有关部门应对合同履行情况进行联合验收，并签署验收单，合同监督部门监督履约验收全过程，杜绝违规违法行为发生。
（三）合同发生变更或提前终止的，业务责任部门应及时向学院分管院级领导报告；合同提前终止的应明确终止原因和双方应承担的责任，经院长或相关审批部门批准后办理合同终止的相关手续。
（四）合同变更视同新合同，履行合同管理的全部审核、审批程序。
（五）负责合同履行的责任人应全面掌握合同履行进展状态，在临近结算期限的合理时间进行提示，并收集发票等相关凭证资料在规定时间内提交资金结算人员按时办理结算。
（六）原始凭证不合规、未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务处有权拒绝付款，并及时向院长报告。
（七）合同事项付款须有业务经办人、责任部门主要负责人、会计、分管院级领导、院长等人员在申请付款审批单上签字（按照财务审批权限和规定执行）。财务处应根据合同履行及结算情况定期与合同条款核对，确保按合同约定及时结算相关价款。
五、合同纠纷管理
合同发生纠纷的，应当在规定时效内与对方协商谈判，合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决；纠纷处理过程中，未经学院审批机构或审批人授权批准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。
六、合同归档管理
（一）合同签字盖章后，学院应根据合同类别以及合同价款数量保留2-4份合同正本。合同承办部门和承办人必须在合同盖章生效之日起15日内报学院办公室备案留存合同正本1份，办公室机要人员将生效的合同统一连续编号，详细登记合同的名称、承办部门、承办人、合作方、有效期限等信息，并将与合同相关的文件资料一并整理保存，年末移交学院档案室永久保管；其它合同正本由业务承办部门及业务主管部门自行保管，以满足合同查询、验收、付款的需要。合同承办部门也要指定专人负责保管合同，并进行有效登记。
（二）合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、索赔报告,以及合同履行完毕后的验收单等文件，均为合同档案的组成部分，业务承办部门应及时收集整理，移交办公室妥善保管。
（三）招投标合同的项目招标文件、投标文件等材料作为合同的附件，合同承办部门也要妥善保管，以备合同验收、付款之需要。
（四）不断加强合同信息安全保密工作，未经批准，知晓合同信息的相关部门和人员不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密和商业秘密。
（五）合同原件无特殊情况不得外借，确因工作需要借阅或复印合同档案的，按学院档案管理有关规定执行。
七、附则
（一）本办法涉及合同管理各环节的流程图、风险点、风险防控点分析请参照2018年制定下发的《16877太阳集团内部控制管理手册》第七部分。
（二）本办法自颁布之日起施行，由学院办公室负责解释。
