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部门职责
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具体化的工作
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工作归属岗位
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岗位所在处室
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1.负责贯彻和修订学院《章程》，统筹学院规章制度建设，负责全院性规章制度的审核把关、刊印下发、年度归档、定期编印成册，对学院办学、管理等重大决策提出合法性意见和建议。
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宣传贯彻和修订学院《章程》
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主任岗
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统筹学院规章制度建设
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主任岗
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全院规章制度的刊印下发、年度归档、定期编辑成册
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文秘岗
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办公室业务范围内的规章制度的修订和拟定工作
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主任岗
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对学院办学、管理等重大决策提出合法性意见和建议
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主任岗
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2 .负责起草学院综合性工作报告、工作要点、总结、计划和决议等文稿；起草、印发以学院党委或学院名义发布的布告、通知、请示、报告、年鉴、大事记等各类文件，以及与校外单位之间的来往公文。负责起草学院主要领导的各种讲话稿、致辞等。
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起草学院综合性工作报告、工作要点、总结、计划和决议等文稿
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主任岗
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起草、印发以学院党委或学院名义发布的布告、通知、请示、报告、年鉴、大事记等各类文件，以及与校外单位之间的来往公文
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主任岗
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负责起草学院主要领导的各种讲话稿、致辞等。
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主任岗
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3.负责上级发文、各种信函件、传真、公务网材料的接收、处理、传阅和管理工作，确保上级精神和政策的贯彻执行。
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1.上级各种非机要、非保密发文和各种信函件的接收、处理和督办工作
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机要岗
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2. 上级各种机要、保密文件和各种信函件的接收、处理和督办工作
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机要岗
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3.所有上级来文和信函件的签批工作
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主任岗
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4.负责组织、安排、协调学院综合性工作、全院性重大活动和会议，督促检查会议决议的贯彻执行情况和议定事项推进落实情况；全面负责学院党委会、院长办公会、书记办公会各项工作；
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1. 负责组织、安排、协调学院综合性工作、全院性重大活动和会议
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主任岗
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2. 督促检查会议决议的贯彻执行情况和议定事项推进落实情况；
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机要岗（督导岗）
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3. 学院党委会、院长办公会、书记办公会预案拟定、通知、记录、发布会议纪要；
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主任岗
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4.各种大型活动涉及的会务工作
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会务管理岗
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5.负责隶属于学院管理的各个会议室、待客室、报告厅的管理工作，负责会议室安排协调以及必要的会务工作。
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1. 负责隶属于学院管理的各个会议室、待客室、报告厅的管理工作
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会务管理岗
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2. 负责会议室安排协调以及必要的会务工作。
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会务管理岗
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6.征集每周重点工作，发布学院周工作安排；征集学院寒暑假重点工作并发布工作安排；协调安排学院党政主要领导的重要工作日程。
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征集每周重点工作，发布学院周工作安排。
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主任岗
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征集学院寒暑假重点工作并发布工作安排。
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主任岗
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协调安排学院党政主要领导的重要工作日程。
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主任岗
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7.负责对外联络以及因公来访人员的接待工作；负责群众来信和上级各种信访件的处理工作。
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负责对外联络
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主任岗
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负责因公来访人员的饮食接待和住宿工作
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主任岗
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负责因公来访人员涉及的会务工作
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会务管理岗
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负责群众来信办理工作。
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机要岗
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各种热线电话和市长电话的信访件的处理
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主任岗
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8.负责全院印章的刻制、使用、销毁等项工作；负责审核并开具对外介绍信。
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负责全院印章的刻制、启用和销毁工作
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机要岗
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管理和使用学院党政公章
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机要岗
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审核并开具对外介绍信。
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文秘岗
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9.负责全院办公电话的安装、维护、号码注销、话费报销等电信管理工作。
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负责办公电话的安装、维修和号码注销工作
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内勤岗
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负责办公电话的话费统计与报销工作
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内勤岗
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10.负责全院综合档案管理工作。
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档案收集归档
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档案管理岗
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档案保管与保护
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档案管理岗
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档案统计
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档案管理岗
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档案信息化建设
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档案管理岗
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档案接待利用服务
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档案管理岗
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档案开发利用成果
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档案管理岗
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档案年度检查
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档案管理岗
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资产管理
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档案管理岗
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档案工作目标管理认定
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档案管理岗
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11.负责安排、管理学院行政值班和节假日值班。
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安排与发布学院行政总值班和节假日值班
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内勤岗
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监督学院行政值班和节假日值班，对南湖校区行政值班室进行管理。
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主任岗
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12.负责学院公务车辆的管理和使用；负责校外租用车辆的招标与调配工作。
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负责学院公务车辆的调配与使用
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主任岗
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负责公务用车的日常维护、保险、年检等项工作的审批工作
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主任岗
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13. 负责上级部门摊派的全院党报党刊的征订和分发管理工作。
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负责上级部门摊派的全院党报党刊的征订工作
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文秘岗
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负责上全院党报党刊的分发管理工作。
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文秘岗
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负责群众来信来访的接待与办理
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主任岗
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14.负责学院法制工作，负责聘用和联系学院法律顾问并办理有关法律事务。
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负责聘请法律顾问，发放聘书，定期召开会议，研究学院的依法治校问题
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主任岗
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依靠法律顾问，负责学院重要合同等文本合规性、合法性审查；
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主任岗
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调解学院法律和民间纠纷，防止纠纷激化
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主任岗
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15.统筹全院党务院务公开工作。
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对学院党务院务公开工作细分指标，提出要求，召集开会，布置任务
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主任岗
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对党务院务公开材料在学院外网和橱窗内等媒介上公开
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文秘岗
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16.负责学院行政办公用房的管理和调配。
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制定行政办公用房标准，并进行办公用房分配以及调配
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主任岗
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建立办公用房台账，并建立责任追究制度
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综合管理岗
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17.负责学院行政办公家具、办公设备的统一采购和调配。
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制定学院行政办公家具、办公设备配备的标准，制定行政办公家具、办公设备的年度预算并监控使用情况
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主任岗
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负责大宗办公设备和办公家具的采购招标工作
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主任岗
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负责办公家具和办公设备的分配和调配工作
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主任岗
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18.负责教职工出国（境）审批服务和因公出国的手续办理工作。
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负责教职工出国（境）审批服务
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外事岗
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负责因公出国的手续办理工作
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外事岗
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负责外事报销和省市外事办工作检查
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外事岗
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19.其它项工作
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学院优质校建设任务、创新发展行动计划任务、管理水平提升行动任务
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主任岗
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领导交办的临时性任务
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